Frases cortas: qué recomienda la guía federal de EE. UU.

La guía federal de lenguaje claro de EE. UU. dice que las frases deben tener una media de 15 a 20 palabras y expresar una sola idea cada una. Las frases simples, activas y afirmativas mantienen mejor la atención del lector que las largas o complejas.

1. Los números reales detrás de «escribe frases cortas»

La guía de lenguaje claro de la Oficina de Administración de Personal de EE. UU. (OPM) establece que la longitud de las frases debe tener una media de 15 a 20 palabras, y que las frases simples, activas, afirmativas y declarativas mantienen el interés del lector mejor que las largas o complejas. Es un objetivo concreto que puedes comprobar tú mismo, no una vaga sugerencia de «hazlo breve».

La serie de guías de lenguaje claro de Digital.gov de la GSA, que continúa la guía oficial de PlainLanguage.gov, añade una regla sobre el contenido, no solo sobre el número de palabras: expresa una sola idea en cada frase. Su razonamiento es directo: las frases largas y complicadas suelen significar que no tienes claro lo que quieres decir, y las frases cargadas de oraciones subordinadas y excepciones confunden a la audiencia y entierran el punto principal.

2. Un antes y un después, contado palabra por palabra

La guía de la GSA incluye un ejemplo resuelto de este mismo problema, que reescribe un pasaje pasivo y lleno de oraciones subordinadas en algo más corto y directo.

Antes: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

Después: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

Contando las palabras de ambos.

Salen 52 palabras antes y 36 palabras después, una reducción del 30,8 por ciento. La reescritura no perdió ninguna información. Cambió construcciones pasivas ("goals are established," "employers are identified," "is developed") por activas ("we establish," "we identify," "we prepare"), y solo eso eliminó buena parte de las palabras de relleno necesarias para sostener una frase pasiva.

3. Por qué la voz pasiva tiende a alargarse

El patrón anterior no es una coincidencia. Una frase pasiva necesita una forma de «to be» más un participio pasado, y a menudo necesita indicar quién hizo la acción en una locución aparte, si es que lo dice. Una frase activa pone al agente directamente en la posición de sujeto, lo que tiende a acortar la frase y además deja claro quién es realmente responsable de la acción, algo que el lector tiene que adivinar en una construcción pasiva.

Para un correo de trabajo, esto se traduce directamente: "The report was reviewed and some changes were recommended" deja al lector preguntándose quién lo revisó y quién recomienda qué. "I reviewed the report and recommend three changes" responde a ambas preguntas con menos palabras.

4. Cómo aplicarlo a un correo que estás a punto de enviar

Una forma práctica de usar la pauta de 15 a 20 palabras sin contar obsesivamente cada frase:

1. Redacta el correo tal como se te ocurra primero.
2. Lee cada frase y pregúntate si contiene más de una idea. Si es así, divídela en la pausa natural (a menudo donde usaste "and," "which" o una coma seguida de una oración nueva).
3. Busca construcciones pasivas ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") y reescríbelas con un sujeto claro que realice la acción.
4. Si una frase sigue pareciendo larga al leerla en voz alta de un solo aliento, es candidata a dividirse.

Esto también es coherente con la guía a nivel de párrafo de la misma serie de la GSA: los párrafos deben tener por lo general no más de 150 palabras repartidas en tres a ocho frases y tratar un solo tema, lo que evita que el lector pierda el hilo a mitad de camino.

5. Puntos clave

• La guía federal de lenguaje claro de EE. UU. recomienda una longitud media de frase de 15 a 20 palabras.
• Una idea por frase es una regla distinta, de contenido, y no solo un objetivo de número de palabras.
• En el propio ejemplo de antes y después de la GSA, reescribir las frases pasivas en activas redujo el recuento de palabras un 30,8 por ciento sin perder información.
• La voz pasiva tiende a añadir palabras porque necesita "to be" más un participio pasado y a menudo omite quién hizo la acción.
• Al editar un correo, divide las frases con más de una idea y reescribe las construcciones pasivas para que un sujeto claro realice la acción.