Korte zinnen: wat de Amerikaanse richtlijn adviseert

De Amerikaanse federale richtlijn voor duidelijke taal zegt dat zinnen gemiddeld 15 tot 20 woorden lang moeten zijn en elk maar één idee moeten uitdrukken. Eenvoudige, actieve, bevestigende zinnen houden de aandacht van de lezer beter vast dan lange of complexe.

1. De echte cijfers achter «schrijf korte zinnen»

De richtlijn voor duidelijke taal van het Amerikaanse Office of Personnel Management (OPM) stelt dat de zinslengte gemiddeld 15 tot 20 woorden moet zijn, en dat zinnen die eenvoudig, actief, bevestigend en stellend zijn de aandacht van de lezer beter vasthouden dan lange of complexe. Dat is een concreet doel dat je zelf kunt controleren, geen vaag advies om «het kort te houden».

De reeks gidsen voor duidelijke taal van Digital.gov van de GSA, die de officiële richtlijn van PlainLanguage.gov voortzet, voegt een regel over inhoud toe, niet alleen over aantal woorden: druk in elke zin maar één idee uit. De redenering is direct: lange, ingewikkelde zinnen betekenen vaak dat je niet zeker weet wat je wilt zeggen, en zinnen vol bijzinnen en uitzonderingen verwarren het publiek en begraven de hoofdzaak.

2. Een voor en na, woord voor woord geteld

De GSA-gids bevat een uitgewerkt voorbeeld van precies dit probleem, waarin een passieve, bijzinrijke passage wordt herschreven tot iets korters en directers.

Voor: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

Na: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

De woorden van beide geteld.

Dat komt neer op 52 woorden voor en 36 woorden na, een vermindering van 30,8 procent. De herschrijving verloor geen informatie. Ze zette passieve constructies ("goals are established," "employers are identified," "is developed") om in actieve ("we establish," "we identify," "we prepare"), en alleen dat haalde een groot deel van de opvulwoorden weg die nodig zijn om een passieve zin te dragen.

3. Waarom de lijdende vorm vaak lang uitvalt

Het patroon hierboven is geen toeval. Een passieve zin heeft een vorm van "to be" plus een voltooid deelwoord nodig en moet vaak in een aparte woordgroep beschrijven wie de handeling uitvoerde, als hij dat al zegt. Een actieve zin zet de handelende persoon direct op de plaats van het onderwerp, wat de zin doorgaans korter maakt en ook duidelijk maakt wie echt verantwoordelijk is voor de handeling, iets wat de lezer bij een passieve constructie moet raden.

Voor een werkmail vertaalt dit zich direct: "The report was reviewed and some changes were recommended" laat de lezer zich afvragen wie het heeft beoordeeld en wie wat aanbeveelt. "I reviewed the report and recommend three changes" beantwoordt beide vragen met minder woorden.

4. Toepassen op een e-mail die je gaat versturen

Een praktische manier om de richtlijn van 15 tot 20 woorden te gebruiken zonder elke zin dwangmatig te tellen:

1. Schrijf de e-mail zoals hij je het eerst te binnen schiet.
2. Lees elke zin en vraag je af of hij meer dan één idee bevat. Zo ja, splits hem bij de natuurlijke breuk (vaak waar je "and," "which" of een komma gevolgd door een nieuwe bijzin gebruikte).
3. Zoek passieve constructies ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") en herschrijf ze met een duidelijk onderwerp dat de handeling uitvoert.
4. Als een zin nog lang aanvoelt wanneer je hem hardop in één adem leest, is hij een kandidaat om te splitsen.

Dit past ook bij de richtlijn op alineaniveau uit dezelfde GSA-reeks: alinea's mogen doorgaans niet langer zijn dan 150 woorden verdeeld over drie tot acht zinnen en moeten maar één onderwerp behandelen, zodat de lezer halverwege de draad niet kwijtraakt.

5. Belangrijkste punten

• De Amerikaanse federale richtlijn voor duidelijke taal adviseert een gemiddelde zinslengte van 15 tot 20 woorden.
• Eén idee per zin is een aparte regel op inhoudsniveau en niet alleen een doel voor het aantal woorden.
• In het eigen voor-en-na-voorbeeld van de GSA verminderde het herschrijven van passieve zinnen naar actieve het aantal woorden met 30,8 procent zonder informatie te verliezen.
• De lijdende vorm voegt doorgaans woorden toe omdat ze "to be" plus een voltooid deelwoord nodig heeft en vaak weglaat wie de handeling uitvoerde.
• Splits bij het bewerken van een e-mail zinnen met meer dan één idee en herschrijf passieve constructies zodat een duidelijk onderwerp de handeling uitvoert.