短句：美國聯邦平實語言指引的建議

美國聯邦平實語言（plain language）指引指出，句子平均應為15到20個字，每句只表達一個想法。簡單、主動、肯定的句子比冗長或複雜的句子更能抓住讀者的注意力。

1. 「寫短句」背後的具體數字

美國人事管理局（Office of Personnel Management）的平實語言指引指出，句子長度平均應為15到20個字，而簡單、主動、肯定、敘述性的句子比長句或複雜句更能保持讀者的興趣。這是一個你可以自己檢驗的具體目標，而不是「保持簡短」這種含糊的建議。

GSA的Digital.gov平實語言指引系列延續了官方PlainLanguage.gov的指導，補充了一條關於內容而不只是字數的規則：每個句子只表達一個想法。其理由很直接：冗長複雜的句子往往意味著你並不確定自己想說什麼，而塞滿子句和例外情況的句子會讓讀者困惑，並淹沒重點。

2. 改寫前後，逐字計數

GSA指引裡有一個正好針對這個問題的範例，把一段被動、子句繁多的文字改寫得更短、更直接。

Before： "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

After： "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

數一數兩段文字的字數。

結果是改寫前52個字，改寫後36個字，減少了30.8%。改寫沒有遺漏任何資訊。它把被動結構（"goals are established"、"employers are identified"、"is developed"）改成了主動結構（"we establish"、"we identify"、"we prepare"），僅此一點就去掉了支撐被動句所需的大量填充字。

3. 為什麼被動語態往往更長

上面的規律並非巧合。被動句需要某種形式的 "to be" 加過去分詞，而且常常需要用另一個片語來說明誰做了這個動作，如果它有說明的話。主動句直接把施動者放在主詞位置，這往往會縮短句子，也讓人清楚究竟誰對這個動作負責，而在被動結構中讀者只能去猜。

對於工作電子郵件，這可以直接應用："The report was reviewed and some changes were recommended" 會讓讀者追問是誰審閱了報告、誰在建議什麼。"I reviewed the report and recommend three changes" 用更少的字回答了這兩個問題。

4. 把它用到你要寄的電子郵件上

一種實用的方法，可以在不對每個句子都斤斤計較的情況下使用15到20個字的準則：

1. 先按腦子裡最先冒出來的樣子寫郵件。
2. 讀每個句子，問問它是否包含不止一個想法。如果是，就在自然的斷點處拆開（通常是你用了 "and"、"which"，或逗號後接新子句的地方）。
3. 查找被動結構（"is being handled"、"was sent"、"will be reviewed"），並用一個明確的主詞來執行動作，把它改寫出來。
4. 如果一個句子在一口氣念出來時仍然覺得長，它就是拆分的候選對象。

這也與同一GSA指引系列中段落層面的指導一致：段落一般不應超過150個字，包含三到八個句子，並且只涵蓋一個主題，這樣可以避免讀者讀到一半就失去重點。

5. 重點整理

• 美國聯邦平實語言指引建議句子平均長度為15到20個字。
• 每句一個想法是一條獨立的、內容層面的規則，不只是字數目標。
• 在GSA自己的改寫前後範例中，把被動句改寫成主動句使字數減少了30.8%，而沒有遺漏資訊。
• 被動語態往往增加字數，因為它需要 "to be" 加過去分詞，並且常常省略誰做了這個動作。
• 編輯郵件時，拆分包含多個想法的句子，並改寫被動結構，讓一個明確的主詞來執行動作。