Kurze Sätze: Was die US-Richtlinien zur klaren Sprache raten

Die Richtlinie der US-Bundesbehörden zur klaren Sprache besagt, dass Sätze im Durchschnitt 15 bis 20 Wörter lang sein und jeweils nur einen Gedanken ausdrücken sollten. Einfache, aktive, bejahende Sätze halten die Aufmerksamkeit des Lesers besser als lange oder komplexe.

1. Die tatsächlichen Zahlen hinter „schreibe kurze Sätze“

Die Richtlinie des US Office of Personnel Management (OPM) zur klaren Sprache besagt, dass die Satzlänge im Durchschnitt 15 bis 20 Wörter betragen soll und dass einfache, aktive, bejahende und aussagende Sätze das Interesse des Lesers besser halten als lange oder komplexe. Das ist ein konkretes Ziel, das du selbst prüfen kannst, und kein vager Hinweis, „dich kurzzufassen“.

Die Reihe der Leitfäden zur klaren Sprache auf Digital.gov der GSA, die die offizielle Richtlinie von PlainLanguage.gov fortführt, ergänzt eine Regel zum Inhalt, nicht nur zur Wortzahl: Drücke in jedem Satz nur einen Gedanken aus. Die Begründung ist direkt: Lange, verschachtelte Sätze bedeuten oft, dass du dir nicht sicher bist, was du sagen willst, und Sätze voller Nebensätze und Ausnahmen verwirren das Publikum und begraben die Hauptaussage.

2. Ein Vorher und Nachher, Wort für Wort gezählt

Der GSA-Leitfaden enthält ein durchgerechnetes Beispiel genau dieses Problems: Eine passive, nebensatzlastige Passage wird in etwas Kürzeres und Direkteres umgeschrieben.

Vorher: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

Nachher: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

Wörter beider Fassungen zählen.

Das ergibt 52 Wörter vorher und 36 Wörter nachher, eine Verringerung um 30,8 Prozent. Die Umformulierung hat keine Information verloren. Sie hat Passivkonstruktionen ("goals are established," "employers are identified," "is developed") in aktive ("we establish," "we identify," "we prepare") verwandelt, und allein das entfernte einen großen Teil der Füllwörter, die ein Passivsatz braucht.

3. Warum das Passiv oft lang wird

Das Muster oben ist kein Zufall. Ein Passivsatz braucht eine Form von „to be“ plus ein Partizip Perfekt und muss oft in einer eigenen Wendung beschreiben, wer die Handlung ausgeführt hat, falls er es überhaupt sagt. Ein Aktivsatz setzt den Handelnden direkt an die Subjektposition, was den Satz tendenziell verkürzt und zugleich klar macht, wer tatsächlich für die Handlung verantwortlich ist, was der Leser in einer Passivkonstruktion erraten muss.

Für eine Arbeits-E-Mail heißt das direkt: "The report was reviewed and some changes were recommended" lässt den Leser fragen, wer ihn geprüft hat und wer was empfiehlt. "I reviewed the report and recommend three changes" beantwortet beide Fragen mit weniger Wörtern.

4. Anwendung auf eine E-Mail, die du gleich abschickst

Eine praktische Art, die Richtlinie von 15 bis 20 Wörtern zu nutzen, ohne jeden Satz zwanghaft zu zählen:

1. Entwirf die E-Mail so, wie sie dir zuerst einfällt.
2. Lies jeden Satz und frage dich, ob er mehr als einen Gedanken enthält. Wenn ja, teile ihn an der natürlichen Bruchstelle (oft dort, wo du "and," "which" oder ein Komma mit neuem Nebensatz benutzt hast).
3. Suche nach Passivkonstruktionen ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") und schreibe sie mit einem klaren Subjekt um, das die Handlung ausführt.
4. Wenn ein Satz beim lauten Lesen in einem Atemzug immer noch lang wirkt, ist er ein Kandidat zum Teilen.

Das passt auch zu den Hinweisen auf Absatzebene aus derselben GSA-Reihe: Absätze sollten in der Regel nicht länger als 150 Wörter sein, auf drei bis acht Sätze verteilt, und nur ein Thema behandeln, damit der Leser den Faden nicht mittendrin verliert.

5. Wichtigste Punkte

• Die Richtlinie der US-Bundesbehörden zur klaren Sprache empfiehlt eine durchschnittliche Satzlänge von 15 bis 20 Wörtern.
• Ein Gedanke pro Satz ist eine eigene Regel auf Inhaltsebene und nicht nur ein Ziel für die Wortzahl.
• Im eigenen Vorher-Nachher-Beispiel der GSA senkte das Umschreiben passiver in aktive Sätze die Wortzahl um 30,8 Prozent, ohne Information zu verlieren.
• Das Passiv fügt tendenziell Wörter hinzu, weil es „to be“ plus ein Partizip Perfekt braucht und oft weglässt, wer die Handlung ausführte.
• Teile beim Überarbeiten einer E-Mail Sätze mit mehr als einem Gedanken und schreibe Passivkonstruktionen so um, dass ein klares Subjekt die Handlung ausführt.