Phrases courtes : ce que recommande le guide fédéral US

Le guide fédéral américain du langage clair indique que les phrases doivent compter en moyenne de 15 à 20 mots et n'exprimer qu'une seule idée chacune. Les phrases simples, actives et affirmatives retiennent mieux l'attention du lecteur que les phrases longues ou complexes.

1. Les vrais chiffres derrière « écrivez des phrases courtes »

Le guide du langage clair de l'Office of Personnel Management américain (OPM) indique que la longueur des phrases doit être en moyenne de 15 à 20 mots, et que les phrases simples, actives, affirmatives et déclaratives retiennent mieux l'intérêt du lecteur que les phrases longues ou complexes. C'est un objectif précis que vous pouvez vérifier vous-même, et non une vague suggestion de « faire court ».

La série de guides du langage clair de Digital.gov de la GSA, qui reprend la ligne officielle de PlainLanguage.gov, ajoute une règle sur le contenu, pas seulement sur le nombre de mots : n'exprimez qu'une seule idée par phrase. Son raisonnement est direct : les phrases longues et compliquées signifient souvent que l'on ne sait pas bien ce que l'on veut dire, et les phrases chargées de subordonnées et d'exceptions troublent le public et enfouissent l'essentiel.

2. Un avant et un après, compté mot par mot

Le guide de la GSA comprend un exemple traité de ce problème précis, qui réécrit un passage passif et chargé de subordonnées en quelque chose de plus court et de plus direct.

Avant : "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

Après : "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

On compte les mots des deux versions.

Cela donne 52 mots avant et 36 mots après, soit une réduction de 30,8 pour cent. La réécriture n'a perdu aucune information. Elle a remplacé des constructions passives ("goals are established," "employers are identified," "is developed") par des constructions actives ("we establish," "we identify," "we prepare"), et cela seul a supprimé une bonne part des mots de remplissage nécessaires pour porter une phrase passive.

3. Pourquoi la voix passive tend à s'allonger

Le schéma ci-dessus n'est pas un hasard. Une phrase passive exige une forme de "to be" plus un participe passé, et doit souvent indiquer qui a fait l'action dans un groupe distinct, si elle le dit. Une phrase active place directement l'agent en position de sujet, ce qui tend à raccourcir la phrase et à préciser qui est réellement responsable de l'action, ce que le lecteur doit deviner dans une construction passive.

Pour un e-mail professionnel, cela se traduit directement : "The report was reviewed and some changes were recommended" laisse le lecteur se demander qui l'a relu et qui recommande quoi. "I reviewed the report and recommend three changes" répond aux deux questions en moins de mots.

4. L'appliquer à un e-mail que vous allez envoyer

Une façon pratique d'utiliser la fourchette de 15 à 20 mots sans compter obsessionnellement chaque phrase :

1. Rédigez l'e-mail comme il vous vient d'abord à l'esprit.
2. Relisez chaque phrase et demandez-vous si elle contient plus d'une idée. Si oui, coupez-la à la pause naturelle (souvent là où vous avez mis "and," "which" ou une virgule suivie d'une nouvelle proposition).
3. Repérez les constructions passives ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") et réécrivez-les avec un sujet clair qui accomplit l'action.
4. Si une phrase paraît encore longue quand on la lit à voix haute d'une seule traite, elle est candidate à la coupure.

Cela rejoint aussi les conseils sur les paragraphes de la même série de guides de la GSA : un paragraphe ne devrait généralement pas dépasser 150 mots répartis en trois à huit phrases et ne traiter qu'un seul sujet, ce qui évite au lecteur de perdre le fil en cours de route.

5. À retenir

• Le guide fédéral américain du langage clair recommande une longueur moyenne de phrase de 15 à 20 mots.
• Une idée par phrase est une règle distincte, portant sur le contenu, et pas seulement un objectif de nombre de mots.
• Dans l'exemple avant-après de la GSA lui-même, la réécriture des phrases passives en phrases actives a réduit le nombre de mots de 30,8 pour cent sans perte d'information.
• La voix passive tend à ajouter des mots parce qu'elle exige "to be" plus un participe passé et omet souvent qui a fait l'action.
• En relisant un e-mail, coupez les phrases qui contiennent plus d'une idée et réécrivez les constructions passives pour qu'un sujet clair accomplisse l'action.