छोटे वाक्य: संघीय सरल भाषा दिशानिर्देश क्या सुझाते हैं
अमेरिकी संघीय सरल भाषा मार्गदर्शन कहता है कि वाक्य औसतन 15 से 20 शब्दों के हों और हर वाक्य केवल एक विचार व्यक्त करे। सरल, कर्तृवाच्य और सकारात्मक वाक्य पाठक का ध्यान लंबे या जटिल वाक्यों से बेहतर बनाए रखते हैं।
अपने वाक्यों की औसत लंबाई जाँचें
लेख के नियम का उपयोग करता है: संघीय सरल भाषा मार्गदर्शन कहता है कि वाक्य औसतन 15 से 20 शब्द के होने चाहिए। वाक्य . ! ? पर और शब्द रिक्त स्थान पर बाँटे जाते हैं, इसलिए संक्षिप्ताक्षर और बिंदु वाली संख्याएँ गिनती बिगाड़ सकती हैं। कमी (पहले - बाद में) / पहले है।
1. "छोटे वाक्य लिखें" के पीछे के असली आँकड़े
अमेरिकी कार्मिक प्रबंधन कार्यालय (Office of Personnel Management) का सरल भाषा मार्गदर्शन कहता है कि वाक्य की लंबाई औसतन 15 से 20 शब्द होनी चाहिए, और जो वाक्य सरल, कर्तृवाच्य, सकारात्मक और कथनात्मक होते हैं वे लंबे या जटिल वाक्यों से बेहतर पाठक की रुचि बनाए रखते हैं। यह एक विशिष्ट लक्ष्य है जिसे आप खुद जाँच सकते हैं, "छोटा रखें" जैसा अस्पष्ट सुझाव भर नहीं।
GSA की Digital.gov सरल भाषा मार्गदर्शिका शृंखला, जो आधिकारिक PlainLanguage.gov मार्गदर्शन को आगे बढ़ाती है, केवल शब्द-संख्या नहीं बल्कि सामग्री के बारे में एक नियम जोड़ती है: हर वाक्य में केवल एक विचार व्यक्त करें। उसका तर्क सीधा है: लंबे, जटिल वाक्यों का अक्सर मतलब होता है कि आप खुद पक्का नहीं हैं कि क्या कहना चाहते हैं, और आश्रित उपवाक्यों और अपवादों से लदे वाक्य पाठकों को उलझाते हैं और मुख्य बात को दबा देते हैं।
2. पहले और बाद, शब्द-दर-शब्द गिना हुआ
GSA की मार्गदर्शिका में ठीक इसी समस्या का एक हल किया हुआ उदाहरण है, जिसमें कर्मवाच्य और उपवाक्यों से भरे अंश को छोटे और सीधे रूप में दोबारा लिखा गया है।
Before: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."
After: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."
दोनों में शब्द गिनें।
यह पहले 52 शब्द और बाद में 36 शब्द बैठता है, यानी 30.8 प्रतिशत की कमी। दोबारा लिखने में कोई जानकारी नहीं गई। इसने कर्मवाच्य रचनाओं ("goals are established," "employers are identified," "is developed") को कर्तृवाच्य ("we establish," "we identify," "we prepare") में बदला, और इसी से कर्मवाच्य वाक्य को ढोने के लिए ज़रूरी भराव शब्दों का बड़ा हिस्सा हट गया।
3. कर्मवाच्य लंबा क्यों हो जाता है
ऊपर का पैटर्न संयोग नहीं है। कर्मवाच्य वाक्य को "to be" का कोई रूप और भूतकालिक कृदंत चाहिए, और कार्य किसने किया यह अक्सर अलग वाक्यांश में बताना पड़ता है, अगर बताया ही जाए। कर्तृवाच्य वाक्य करने वाले को सीधे कर्ता की जगह रखता है, जिससे वाक्य छोटा होता है और यह भी साफ़ होता है कि कार्य की ज़िम्मेदारी असल में किसकी है, जिसका अंदाज़ा कर्मवाच्य में पाठक को लगाना पड़ता है।
कार्यालयी ईमेल में इसका सीधा मतलब है: "The report was reviewed and some changes were recommended" पाठक को यह पूछने पर छोड़ देता है कि रिपोर्ट किसने जाँची और कौन क्या सुझा रहा है। "I reviewed the report and recommend three changes" दोनों सवालों का जवाब कम शब्दों में देता है।
4. इसे भेजे जाने वाले ईमेल पर लागू करना
हर वाक्य को सनक से गिने बिना 15 से 20 शब्द के दिशानिर्देश का इस्तेमाल करने का एक व्यावहारिक तरीका:
- ईमेल को वैसे ही लिखें जैसा पहले दिमाग में आता है।
- हर वाक्य पढ़ें और पूछें कि क्या उसमें एक से अधिक विचार हैं। अगर हाँ, तो उसे स्वाभाविक जगह पर बाँटें (अक्सर जहाँ आपने "and," "which" या अल्पविराम के बाद नया उपवाक्य इस्तेमाल किया हो)।
- कर्मवाच्य रचना ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") देखें और उसे स्पष्ट कर्ता के साथ दोबारा लिखें जो कार्य करता है।
- अगर कोई वाक्य एक साँस में ज़ोर से पढ़ने पर अब भी लंबा लगे, तो वह बाँटे जाने का उम्मीदवार है।
यह उसी GSA मार्गदर्शिका शृंखला के अनुच्छेद-स्तर के मार्गदर्शन से भी मेल खाता है: अनुच्छेद आम तौर पर तीन से आठ वाक्यों में 150 शब्द से ज़्यादा नहीं होने चाहिए और केवल एक विषय पर होने चाहिए, जिससे पाठक बीच में मुख्य बात खो नहीं देता।
5. मुख्य बातें
- अमेरिकी संघीय सरल भाषा मार्गदर्शन औसत वाक्य लंबाई 15 से 20 शब्द सुझाता है।
- प्रति वाक्य एक विचार एक अलग, सामग्री-स्तर का नियम है, केवल शब्द-संख्या का लक्ष्य नहीं।
- GSA के अपने पहले-और-बाद के उदाहरण में कर्मवाच्य वाक्यों को कर्तृवाच्य में बदलने से जानकारी खोए बिना शब्द-संख्या 30.8 प्रतिशत घटी।
- कर्मवाच्य शब्द बढ़ाता है क्योंकि उसे "to be" और भूतकालिक कृदंत चाहिए और वह अक्सर बताता ही नहीं कि कार्य किसने किया।
- ईमेल संपादित करते समय एक से अधिक विचार वाले वाक्य बाँटें और कर्मवाच्य रचनाओं को ऐसे दोबारा लिखें कि कोई स्पष्ट कर्ता कार्य करे।