Kalimat Pendek: Rekomendasi Pedoman Bahasa Sederhana AS

Pedoman bahasa sederhana federal AS menyatakan kalimat sebaiknya rata-rata 15 sampai 20 kata dan hanya menyampaikan satu gagasan. Kalimat yang sederhana, aktif, dan afirmatif lebih menjaga perhatian pembaca daripada yang panjang atau rumit.

1. Angka nyata di balik "tulislah kalimat pendek"

Pedoman bahasa sederhana Kantor Manajemen Personel AS (Office of Personnel Management) menyatakan panjang kalimat sebaiknya rata-rata 15 sampai 20 kata, dan kalimat yang sederhana, aktif, afirmatif, dan deklaratif lebih menjaga minat pembaca daripada yang panjang atau rumit. Itu target spesifik yang bisa Anda periksa sendiri, bukan sekadar saran samar untuk "buat singkat".

Seri panduan bahasa sederhana Digital.gov milik GSA, yang melanjutkan pedoman resmi PlainLanguage.gov, menambahkan aturan tentang isi, bukan hanya jumlah kata: sampaikan hanya satu gagasan dalam setiap kalimat. Alasannya lugas: kalimat panjang dan rumit sering berarti Anda tidak yakin apa yang ingin dikatakan, dan kalimat yang sarat anak kalimat dan pengecualian membingungkan pembaca serta mengubur poin utama.

2. Sebelum dan sesudah, dihitung kata demi kata

Panduan GSA memuat contoh yang dikerjakan untuk masalah ini, menulis ulang bagian yang pasif dan sarat anak kalimat menjadi lebih pendek dan langsung.

Before: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

After: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

Hitung kata di keduanya.

Hasilnya 52 kata sebelum dan 36 kata sesudah, pengurangan 30,8 persen. Penulisan ulang itu tidak menghilangkan informasi apa pun. Ia mengubah konstruksi pasif ("goals are established," "employers are identified," "is developed") menjadi aktif ("we establish," "we identify," "we prepare"), dan hanya dengan itu sebagian besar kata pengisi yang dibutuhkan untuk menopang kalimat pasif hilang.

3. Mengapa kalimat pasif cenderung panjang

Pola di atas bukan kebetulan. Kalimat pasif membutuhkan bentuk "to be" ditambah participle lampau, dan sering perlu menyebut siapa pelaku tindakan dalam frasa terpisah, itu pun kalau disebut. Kalimat aktif menaruh pelaku langsung di posisi subjek, yang cenderung memperpendek kalimat dan juga memperjelas siapa yang sebenarnya bertanggung jawab atas tindakan, sesuatu yang harus ditebak pembaca dalam konstruksi pasif.

Untuk email kerja, ini langsung terasa: "The report was reviewed and some changes were recommended" membuat pembaca bertanya siapa yang meninjau dan siapa yang merekomendasikan apa. "I reviewed the report and recommend three changes" menjawab kedua pertanyaan itu dengan kata lebih sedikit.

4. Menerapkannya pada email yang akan Anda kirim

Cara praktis memakai pedoman 15 sampai 20 kata tanpa menghitung setiap kalimat secara obsesif:

1. Tulis email seperti yang pertama kali terlintas di pikiran.
2. Baca setiap kalimat dan tanyakan apakah memuat lebih dari satu gagasan. Jika ya, pisahkan di jeda alaminya (sering di tempat Anda memakai "and," "which," atau koma diikuti anak kalimat baru).
3. Cari konstruksi pasif ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") dan tulis ulang dengan subjek jelas yang melakukan tindakan.
4. Jika sebuah kalimat masih terasa panjang saat dibaca keras dalam satu tarikan napas, kalimat itu layak dipecah.

Ini juga sejalan dengan panduan tingkat paragraf dari seri panduan GSA yang sama: paragraf umumnya tidak lebih dari 150 kata dalam tiga sampai delapan kalimat, dan hanya membahas satu topik, sehingga pembaca tidak kehilangan poin di tengah jalan.

5. Poin penting

• Pedoman bahasa sederhana federal AS merekomendasikan rata-rata panjang kalimat 15 sampai 20 kata.
• Satu gagasan per kalimat adalah aturan tersendiri tingkat isi, bukan sekadar target jumlah kata.
• Dalam contoh sebelum dan sesudah milik GSA sendiri, menulis ulang kalimat pasif menjadi aktif memangkas jumlah kata 30,8 persen tanpa kehilangan informasi.
• Kalimat pasif cenderung menambah kata karena membutuhkan "to be" plus participle lampau dan sering menghilangkan siapa pelakunya.
• Saat menyunting email, pisahkan kalimat yang memuat lebih dari satu gagasan dan tulis ulang konstruksi pasif agar subjek yang jelas melakukan tindakan.