Frasi brevi: cosa raccomandano le linee guida federali USA

La guida federale USA al linguaggio semplice dice che le frasi dovrebbero avere in media da 15 a 20 parole ed esprimere una sola idea ciascuna. Le frasi semplici, attive e affermative trattengono l'attenzione del lettore meglio di quelle lunghe o complesse.

1. I numeri reali dietro «scrivi frasi brevi»

La guida al linguaggio semplice dell'Office of Personnel Management USA (OPM) afferma che la lunghezza delle frasi dovrebbe essere in media da 15 a 20 parole e che le frasi semplici, attive, affermative e dichiarative mantengono l'interesse del lettore meglio di quelle lunghe o complesse. È un obiettivo preciso che puoi verificare da solo, non un vago suggerimento a «essere brevi».

La serie di guide al linguaggio semplice di Digital.gov della GSA, che porta avanti la guida ufficiale di PlainLanguage.gov, aggiunge una regola sul contenuto, non solo sul numero di parole: esprimi una sola idea in ogni frase. Il ragionamento è diretto: frasi lunghe e complicate spesso significano che non sei sicuro di cosa vuoi dire, e frasi cariche di subordinate ed eccezioni confondono il pubblico e seppelliscono il punto principale.

2. Un prima e un dopo, contato parola per parola

La guida della GSA include un esempio svolto proprio di questo problema, che riscrive un passaggio passivo e pieno di subordinate in qualcosa di più breve e diretto.

Prima: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

Dopo: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

Contiamo le parole di entrambe.

Risultano 52 parole prima e 36 parole dopo, una riduzione del 30,8 per cento. La riscrittura non ha perso alcuna informazione. Ha trasformato costruzioni passive ("goals are established," "employers are identified," "is developed") in attive ("we establish," "we identify," "we prepare"), e solo questo ha eliminato gran parte delle parole di riempimento necessarie a reggere una frase passiva.

3. Perché la forma passiva tende ad allungarsi

Lo schema sopra non è una coincidenza. Una frase passiva richiede una forma di "to be" più un participio passato, e spesso deve indicare chi ha compiuto l'azione in un sintagma separato, se lo dice. Una frase attiva mette l'agente direttamente in posizione di soggetto, il che tende ad accorciare la frase e chiarisce anche chi è davvero responsabile dell'azione, cosa che il lettore deve indovinare in una costruzione passiva.

Per un'e-mail di lavoro, questo si traduce direttamente: "The report was reviewed and some changes were recommended" lascia il lettore a chiedersi chi l'ha rivisto e chi raccomanda cosa. "I reviewed the report and recommend three changes" risponde a entrambe le domande con meno parole.

4. Applicarlo a un'e-mail che stai per inviare

Un modo pratico di usare la linea guida di 15-20 parole senza contare ossessivamente ogni frase:

1. Scrivi l'e-mail come ti viene in mente per prima.
2. Rileggi ogni frase e chiediti se contiene più di un'idea. Se sì, dividila nella pausa naturale (spesso dove hai usato "and," "which" o una virgola seguita da una nuova proposizione).
3. Cerca costruzioni passive ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") e riscrivile con un soggetto chiaro che compia l'azione.
4. Se una frase sembra ancora lunga letta ad alta voce in un solo respiro, è candidata alla divisione.

Questo è coerente anche con le indicazioni sui paragrafi della stessa serie di guide della GSA: i paragrafi dovrebbero in genere non superare le 150 parole distribuite in tre-otto frasi e trattare un solo argomento, così il lettore non perde il filo a metà.

5. Punti chiave

• La guida federale USA al linguaggio semplice raccomanda una lunghezza media delle frasi di 15-20 parole.
• Un'idea per frase è una regola distinta, sul contenuto, non solo un obiettivo di numero di parole.
• Nell'esempio prima e dopo della stessa GSA, riscrivere frasi passive in attive ha ridotto il numero di parole del 30,8 per cento senza perdere informazioni.
• La forma passiva tende ad aggiungere parole perché richiede "to be" più un participio passato e spesso omette chi ha compiuto l'azione.
• Quando rivedi un'e-mail, dividi le frasi con più di un'idea e riscrivi le costruzioni passive in modo che un soggetto chiaro compia l'azione.