短い文:米連邦政府の平易な英語ガイドラインの推奨

米連邦政府の平易な言葉(plain language)のガイダンスは、文の長さを平均15〜20語とし、1つの文では1つの考えだけを述べるよう求めています。単純で能動的、肯定的な文は、長い文や複雑な文よりも読み手の注意を保ちやすいとされています。

1. 「短い文で書く」の裏にある具体的な数字

米国人事管理局(Office of Personnel Management)の平易な言葉のガイダンスは、文の長さは平均15〜20語にすべきであり、単純で能動的、肯定的、平叙の文は、長い文や複雑な文よりも読み手の関心を保つと述べています。これは「短くする」という漠然とした提案ではなく、自分で確認できる具体的な目標です。

公式のPlainLanguage.govのガイダンスを引き継ぐ、GSAのDigital.gov平易な言葉ガイドシリーズは、語数だけでなく内容についてのルールを加えています。1つの文で述べるのは1つの考えだけ、というものです。その理由は端的です。長く複雑な文は、言いたいことが自分でも定まっていないことを意味しがちで、従属節や例外が詰め込まれた文は読み手を混乱させ、要点を埋もれさせます。

2. 前と後を1語ずつ数える

GSAのガイドには、まさにこの問題を扱った実例があり、受動態で節の多い文章を、短く直接的な文章に書き換えています。

Before: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

After: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

両方の語数を数えます。

前が52語、後が36語で、30.8%の削減になります。書き直しで失われた情報はありません。受動態の構文("goals are established," "employers are identified," "is developed")を能動態("we establish," "we identify," "we prepare")に切り替えただけで、受動態の文を支えるために必要だったつなぎの語の多くが不要になりました。

3. 受動態が長くなりがちな理由

上のパターンは偶然ではありません。受動態の文には「to be」の何らかの形と過去分詞が必要で、行為者を示す場合も別の句で述べる必要があることが多くなります。能動態の文は行為者を主語の位置に直接置くので、文が短くなりやすく、誰が実際にその行為に責任を持つのかも明確になります。受動態では、読み手がそれを推測しなければなりません。

仕事のメールでは、これがそのまま当てはまります。"The report was reviewed and some changes were recommended" では、読み手は誰がレビューし、誰が何を推奨しているのかを問い返すことになります。"I reviewed the report and recommend three changes" なら、少ない語数でその両方に答えられます。

4. これから送るメールに当てはめる

文を1つずつ執拗に数えなくても15〜20語の目安を使える、実用的な方法があります。

1. まず、最初に思いついたとおりにメールを書きます。
2. 各文を読んで、考えが2つ以上入っていないか自問します。入っていれば、自然な切れ目(多くは "and"、"which"、あるいはカンマの後に新しい節が続く箇所)で分けます。
3. 受動態の構文("is being handled," "was sent," "will be reviewed")を探し、行為を行う明確な主語を使って書き直します。
4. 一息で声に出して読んでまだ長く感じる文は、分割の候補です。

これは、同じGSAガイドシリーズの段落レベルの指針とも一致します。段落は一般に3〜8文で150語以内、トピックは1つだけにするとされ、読み手が途中で要点を見失うのを防ぎます。

5. 重要なポイント

• 米連邦政府の平易な言葉のガイダンスは、文の平均の長さを15〜20語とすることを推奨しています。
• 1文に1つの考え、というのは語数の目標とは別の、内容レベルのルールです。
• GSA自身の前後の例では、受動態の文を能動態に書き直すことで、情報を失わずに語数を30.8%減らしました。
• 受動態は「to be」と過去分詞が必要で、行為者を省くことも多いため、語数が増えがちです。
• メールを推敲するときは、考えが2つ以上ある文を分け、受動態を書き直して明確な主語が行為を行うようにしましょう。