Krótkie zdania: co zalecają amerykańskie wytyczne federalne

Federalne wytyczne USA o prostym języku mówią, że zdania powinny mieć średnio od 15 do 20 słów i wyrażać tylko jedną myśl każde. Zdania proste, czynne i twierdzące utrzymują uwagę czytelnika lepiej niż długie lub złożone.

1. Rzeczywiste liczby kryjące się za „pisz krótkie zdania”

Wytyczne o prostym języku amerykańskiego Urzędu Zarządzania Personelem (OPM) stanowią, że długość zdań powinna wynosić średnio od 15 do 20 słów, a zdania proste, czynne, twierdzące i oznajmujące utrzymują zainteresowanie czytelnika lepiej niż długie lub złożone. To konkretny cel, który możesz sprawdzić sam, a nie mglista sugestia, by „pisać zwięźle”.

Seria przewodników o prostym języku Digital.gov agencji GSA, kontynuująca oficjalne wytyczne z PlainLanguage.gov, dodaje regułę dotyczącą treści, a nie tylko liczby słów: wyrażaj w każdym zdaniu tylko jedną myśl. Uzasadnienie jest bezpośrednie: długie, skomplikowane zdania często oznaczają, że nie jesteś pewien, co chcesz powiedzieć, a zdania obciążone zdaniami podrzędnymi i wyjątkami dezorientują odbiorców i grzebią główną myśl.

2. Przed i po, policzone słowo po słowie

Przewodnik GSA zawiera przepracowany przykład dokładnie tego problemu: bierny, obciążony zdaniami podrzędnymi fragment zostaje przepisany na krótszy i bardziej bezpośredni.

Przed: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

Po: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

Liczymy słowa w obu wersjach.

Wychodzi 52 słowa przed i 36 słów po, czyli redukcja o 30,8 procent. Przeróbka nie straciła żadnej informacji. Zamieniła konstrukcje bierne ("goals are established," "employers are identified," "is developed") na czynne ("we establish," "we identify," "we prepare"), i samo to usunęło dużą część słów wypełniaczy potrzebnych do utrzymania zdania w stronie biernej.

3. Dlaczego strona bierna bywa długa

Powyższy wzorzec nie jest przypadkiem. Zdanie w stronie biernej potrzebuje formy "to be" oraz imiesłowu biernego i często musi opisać wykonawcę czynności w osobnym wyrażeniu, o ile w ogóle go podaje. Zdanie w stronie czynnej stawia wykonawcę wprost na miejscu podmiotu, co zwykle skraca zdanie i jasno pokazuje, kto naprawdę odpowiada za czynność, czego czytelnik w konstrukcji biernej musi się domyślać.

W e-mailu służbowym przekłada się to wprost: "The report was reviewed and some changes were recommended" zostawia czytelnika z pytaniem, kto go przejrzał i kto co zaleca. "I reviewed the report and recommend three changes" odpowiada na oba pytania mniejszą liczbą słów.

4. Zastosowanie tego w e-mailu, który zaraz wyślesz

Praktyczny sposób wykorzystania wytycznej 15 do 20 słów bez obsesyjnego liczenia każdego zdania:

1. Napisz e-mail tak, jak najpierw przyjdzie ci do głowy.
2. Przeczytaj każde zdanie i zapytaj, czy zawiera więcej niż jedną myśl. Jeśli tak, podziel je w naturalnym miejscu (często tam, gdzie użyłeś "and," "which" albo przecinka z nowym zdaniem podrzędnym).
3. Szukaj konstrukcji biernych ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") i przepisz je z wyraźnym podmiotem wykonującym czynność.
4. Jeśli zdanie nadal wydaje się długie, gdy czytasz je na głos jednym tchem, kwalifikuje się do podziału.

Jest to też zgodne ze wskazówkami dotyczącymi akapitów z tej samej serii przewodników GSA: akapity powinny zwykle mieć nie więcej niż 150 słów w trzech do ośmiu zdaniach i dotyczyć tylko jednego tematu, co chroni czytelnika przed zgubieniem wątku w połowie.

5. Najważniejsze wnioski

• Federalne wytyczne USA o prostym języku zalecają średnią długość zdania od 15 do 20 słów.
• Jedna myśl na zdanie to osobna reguła dotycząca treści, a nie tylko cel liczby słów.
• W przykładzie przed i po samej GSA przepisanie zdań biernych na czynne zmniejszyło liczbę słów o 30,8 procent bez utraty informacji.
• Strona bierna zwykle dodaje słowa, ponieważ wymaga "to be" oraz imiesłowu biernego i często pomija wykonawcę czynności.
• Przy redagowaniu e-maila dziel zdania z więcej niż jedną myślą i przepisuj konstrukcje bierne tak, by wyraźny podmiot wykonywał czynność.