A email czy an email? a, an i the w e-mailach służbowych

Przed dźwiękiem spółgłoskowym używamy „a”, a przed dźwiękiem samogłoskowym „an”, więc mówimy „an email”. „The” stosujemy, gdy czytelnik już wie, o co ci chodzi, a „a” lub „an”, gdy jest to dla niego nowość.

1. Główna idea: znane czy nieznane

Cambridge wyjaśnia podstawową różnicę dwiema definicjami:

• A/an (rodzajnik nieokreślony) pokazuje, że to, o czym mówisz, nie jest jeszcze znane czytelnikowi.
• The (rodzajnik określony) pokazuje, że to, o czym mówisz, jest już znane zarówno piszącemu, jak i czytającemu. Według Cambridge the czyni rzeczownik konkretnym.

Przykład:

• "We are planning a meeting next week." Czytelnik jeszcze nie wie o tym spotkaniu.
• "The meeting will be on Tuesday." Teraz czytelnik wie, o które spotkanie chodzi.

Dlatego pierwsza wzmianka o czymś często ma a, a kolejne the.

2. A czy an: posłuchaj dźwięku

Zasada Cambridge opiera się na dźwięku, a nie na pisowni: a przed dźwiękiem spółgłoskowym, an przed dźwiękiem samogłoskowym.

Niektóre słowa łamią wzorzec pisowni:

Ta sama zasada odpowiada na częste pytanie o e-maile: poprawnie jest an email, ponieważ „email” zaczyna się od samogłoskowego „ee”. Tak samo „an update” i „an invoice”, ale „a user” i „a European client”, które zaczynają się od spółgłoskowego „y”.

Skróty rządzą się tą samą logiką. Wymów litery na głos: „an HR manager” (aitch), „a KPI review” (kay), „an FAQ page” (eff).

3. A/an tylko z policzalnymi rzeczownikami w liczbie pojedynczej

Cambridge podaje, że a/an stosuje się tylko z policzalnymi rzeczownikami w liczbie pojedynczej i nie stawia się a/an przed rzeczownikami niepoliczalnymi.

Tu pojawia się wiele błędów w e-mailach służbowych, ponieważ kilka popularnych rzeczowników biznesowych jest w angielskim niepoliczalnych, choć w innych językach wydają się policzalne. Cambridge podaje przykłady rzeczowników niepoliczalnych, m.in.:

• advice, information, progress, news, work
• equipment, furniture, luggage
• money, permission, research, travel

Cambridge ostrzega też, że niektóre rzeczowniki niepoliczalne w angielskim, takie jak advice i information, są w innych językach policzalne.

Przed: Could you give me an information about the schedule? Po: Could you give me some information about the schedule?

Przed: Thank you for the advices. Po: Thank you for the advice.

Przed: We made a good progress this week. Po: We made good progress this week.

Aby mówić o jednej jednostce rzeczownika niepoliczalnego, Cambridge proponuje wyrażenia takie jak a piece of lub an item of: "a piece of advice," "a piece of equipment," "a bit of news."

4. Kiedy używać the

1. Coś już wspomnianego lub oczywistego dla was obojga. "Please review the attached file" działa, bo czytelnik widzi, o jaki plik chodzi. "Did you see the email from the client?" działa, jeśli oboje wiecie, o który e-mail chodzi.

2. Konkretny przykład rzeczownika niepoliczalnego. Cambridge zauważa, że można użyć the przed rzeczownikiem niepoliczalnym, gdy odnosi się on do konkretnego przykładu. "Information is important" jest ogólne. "The information you sent was very helpful" to konkretna informacja.

3. Rzeczownik uszczegółowiony przez to, co po nim następuje. Cambridge wyjaśnia, że ogólny rzeczownik można uszczegółowić, dodając po nim informację. "The budget for Q3 is approved." "The results of the survey are attached."

4. Rzeczy znane wszystkim. Cambridge wymienia the przy rzeczach ze świata fizycznego, które wszyscy znają, jak słońce i ziemia, oraz przy elementach codziennego życia, takich jak "on the Internet" i "on the radio."

5. Kiedy pominąć rodzajnik

Ogólne rzeczowniki w liczbie mnogiej. Cambridge zestawia "Books are so important" (książki w ogóle) z "The books were all over the floor" (konkretne książki). W e-mailu:

• "Customers want faster delivery." (klienci w ogóle)
• "The customers in the pilot want faster delivery." (konkretna grupa)

Z innymi określnikami. Cambridge zauważa, że nie używa się rodzajnika razem ze słowami takimi jak your, this, that, any, some. "Please send your report", a nie "the your report."

Miesiące i daty zapisane. Cambridge mówi, że nie używamy the z miesiącami ("in September") i że zapisana data zwykle występuje bez the, choć na głos mówi się "the twenty-fourth of May".

6. Zawody wymagają a/an

Cambridge zwraca uwagę, że mówiąc o czyimś zawodzie, używa się a lub an: "She's a gardener." W e-mailach służbowych: "He is an engineer on the payments team", a nie "He is engineer."

Przed: Our new hire is designer with five years of experience. Po: Our new hire is a designer with five years of experience.

7. Szybka kontrola przed wysłaniem

1. Czy rzeczownik jest w liczbie pojedynczej i policzalny? Potrzebuje a/an, the lub innego określnika. Goły rzeczownik w liczbie pojedynczej ("Please send report") jest prawie zawsze błędny.
2. Czy rzeczownik jest niepoliczalny (information, advice, equipment)? Usuń a/an oraz końcówkę liczby mnogiej -s.
3. Czy czytelnik już wie, o który chodzi? Użyj the.
4. Czy mówisz ogólnie, w liczbie mnogiej? Zwykle bez rodzajnika.

8. Najważniejsze wnioski

• Używaj a/an dla czegoś, czego czytelnik jeszcze nie zna, a the dla czegoś, co oboje potraficie wskazać.
• Wybieraj a lub an według pierwszego dźwięku, więc "a university" i "an hour."
• Nigdy nie używaj a/an z rzeczownikami niepoliczalnymi, takimi jak information, advice, progress i equipment.
• Używaj the z rzeczownikami niepoliczalnymi tylko dla konkretnego przykładu, np. "the information you sent."
• Policzalny rzeczownik w liczbie pojedynczej prawie zawsze potrzebuje rodzajnika lub innego określnika.