Frases curtas: o que recomenda a diretriz federal dos EUA

A orientação federal de linguagem simples dos EUA diz que as frases devem ter em média de 15 a 20 palavras e expressar apenas uma ideia cada. Frases simples, ativas e afirmativas prendem melhor a atenção do leitor do que as longas ou complexas.

1. Os números reais por trás de «escreva frases curtas»

A orientação de linguagem simples do Escritório de Gestão de Pessoal dos EUA (OPM) afirma que o tamanho das frases deve ter em média de 15 a 20 palavras, e que frases simples, ativas, afirmativas e declarativas mantêm o interesse do leitor melhor que as longas ou complexas. É uma meta específica que você mesmo pode conferir, e não uma sugestão vaga de «seja breve».

A série de guias de linguagem simples do Digital.gov da GSA, que dá continuidade à orientação oficial do PlainLanguage.gov, acrescenta uma regra sobre o conteúdo, não só sobre a contagem de palavras: expresse apenas uma ideia em cada frase. O raciocínio é direto: frases longas e complicadas costumam significar que você não tem certeza do que quer dizer, e frases carregadas de orações subordinadas e exceções confundem o público e enterram o ponto principal.

2. Um antes e depois, contado palavra por palavra

O guia da GSA inclui um exemplo resolvido exatamente deste problema, reescrevendo um trecho passivo e cheio de orações em algo mais curto e direto.

Antes: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

Depois: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

Contando as palavras dos dois.

Dá 52 palavras antes e 36 palavras depois, uma redução de 30,8 por cento. A reescrita não perdeu nenhuma informação. Ela trocou construções passivas ("goals are established," "employers are identified," "is developed") por ativas ("we establish," "we identify," "we prepare"), e só isso eliminou boa parte das palavras de enchimento necessárias para sustentar uma frase passiva.

3. Por que a voz passiva tende a ficar longa

O padrão acima não é coincidência. Uma frase passiva precisa de uma forma de "to be" mais um particípio passado, e muitas vezes precisa indicar quem fez a ação em uma expressão separada, isso se disser. Uma frase ativa coloca o agente diretamente na posição de sujeito, o que tende a encurtar a frase e também deixa claro quem é de fato o responsável pela ação, algo que o leitor precisa adivinhar numa construção passiva.

Para um e-mail de trabalho, isso se traduz diretamente: "The report was reviewed and some changes were recommended" deixa o leitor perguntando quem revisou e quem está recomendando o quê. "I reviewed the report and recommend three changes" responde às duas perguntas com menos palavras.

4. Aplicando isso a um e-mail que você está prestes a enviar

Uma forma prática de usar a diretriz de 15 a 20 palavras sem contar obsessivamente cada frase:

1. Escreva o e-mail do jeito que vier primeiro à cabeça.
2. Leia cada frase e pergunte se ela contém mais de uma ideia. Se contiver, divida-a na pausa natural (muitas vezes onde você usou "and," "which" ou uma vírgula seguida de uma nova oração).
3. Procure construções passivas ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") e reescreva-as com um sujeito claro realizando a ação.
4. Se uma frase ainda parecer longa quando lida em voz alta num só fôlego, ela é candidata a ser dividida.

Isso também é coerente com a orientação sobre parágrafos da mesma série de guias da GSA: os parágrafos devem ter em geral no máximo 150 palavras distribuídas em três a oito frases e tratar de um único tema, o que evita que o leitor perca o fio no meio do caminho.

5. Pontos principais

• A orientação federal de linguagem simples dos EUA recomenda um tamanho médio de frase de 15 a 20 palavras.
• Uma ideia por frase é uma regra separada, de conteúdo, e não só uma meta de contagem de palavras.
• No próprio exemplo de antes e depois da GSA, reescrever frases passivas em ativas reduziu a contagem de palavras em 30,8 por cento sem perder informação.
• A voz passiva tende a acrescentar palavras porque precisa de "to be" mais um particípio passado e muitas vezes omite quem fez a ação.
• Ao editar um e-mail, divida as frases com mais de uma ideia e reescreva as construções passivas para que um sujeito claro execute a ação.