ประโยคสั้นตามแนวทางสหรัฐฯ

แนวทางภาษาเข้าใจง่ายของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ ระบุว่าประโยคควรมีความยาวเฉลี่ย 15 ถึง 20 คำ และแสดงเพียงหนึ่งความคิดต่อประโยค ประโยคที่เรียบง่าย เป็นประโยคกรรตุวาจก และเป็นประโยคบอกเล่าเชิงบวก รักษาความสนใจของผู้อ่านได้ดีกว่าประโยคที่ยาวหรือซับซ้อน

1. ตัวเลขจริงเบื้องหลัง "เขียนประโยคสั้น ๆ"

แนวทางภาษาเข้าใจง่ายของสำนักงานบริหารงานบุคคลสหรัฐฯ (Office of Personnel Management) ระบุว่าความยาวประโยคควรเฉลี่ย 15 ถึง 20 คำ และประโยคที่เรียบง่าย เป็นกรรตุวาจก เป็นเชิงบวก และเป็นประโยคบอกเล่า รักษาความสนใจของผู้อ่านได้ดีกว่าประโยคยาวหรือซับซ้อน นี่คือเป้าหมายเฉพาะที่คุณตรวจสอบเองได้ ไม่ใช่แค่คำแนะนำคลุมเครือว่า "เขียนให้สั้น"

ชุดคู่มือภาษาเข้าใจง่าย Digital.gov ของ GSA ซึ่งสืบต่อแนวทางทางการของ PlainLanguage.gov เพิ่มกฎเกี่ยวกับเนื้อหา ไม่ใช่แค่จำนวนคำ: แสดงเพียงหนึ่งความคิดในแต่ละประโยค เหตุผลของคู่มือตรงไปตรงมา: ประโยคยาวซับซ้อนมักแปลว่าคุณไม่แน่ใจว่าอยากพูดอะไร และประโยคที่อัดแน่นด้วยอนุประโยคและข้อยกเว้นทำให้ผู้อ่านสับสนและฝังประเด็นหลักไว้

2. ก่อนและหลัง นับทีละคำ

คู่มือของ GSA มีตัวอย่างที่แก้ปัญหานี้ให้ดูพอดี โดยเขียนข้อความที่เป็นกรรมวาจกและเต็มไปด้วยอนุประโยคใหม่ให้สั้นและตรงขึ้น

Before: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

After: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

ลองนับคำในทั้งสองข้อความ

ได้ 52 คำก่อนและ 36 คำหลัง ลดลง 30.8 เปอร์เซ็นต์ การเขียนใหม่ไม่ได้ทำให้ข้อมูลหายไปเลย แต่เปลี่ยนโครงสร้างกรรมวาจก ("goals are established," "employers are identified," "is developed") เป็นกรรตุวาจก ("we establish," "we identify," "we prepare") และแค่นี้ก็ตัดคำเติมเต็มที่ต้องใช้ค้ำประโยคกรรมวาจกออกไปได้มาก

3. ทำไมประโยคกรรมวาจกจึงมักยาว

รูปแบบข้างต้นไม่ใช่เรื่องบังเอิญ ประโยคกรรมวาจกต้องมีรูปของ "to be" บวกกริยาช่องสาม และมักต้องบอกว่าใครทำการกระทำนั้นในวลีแยกต่างหาก หากบอกเลยด้วยซ้ำ ประโยคกรรตุวาจกวางผู้กระทำไว้ในตำแหน่งประธานโดยตรง ซึ่งมักทำให้ประโยคสั้นลง และทำให้ชัดเจนด้วยว่าใครรับผิดชอบการกระทำนั้นจริง ๆ ซึ่งผู้อ่านต้องเดาในโครงสร้างกรรมวาจก

สำหรับอีเมลงาน นี่ใช้ได้ทันที: "The report was reviewed and some changes were recommended" ทำให้ผู้อ่านต้องถามว่าใครตรวจรายงาน และใครแนะนำอะไร ส่วน "I reviewed the report and recommend three changes" ตอบทั้งสองคำถามด้วยคำที่น้อยกว่า

4. ใช้กับอีเมลที่คุณกำลังจะส่ง

วิธีใช้แนวทาง 15 ถึง 20 คำอย่างเป็นประโยชน์โดยไม่ต้องนับทุกประโยคจนหมกมุ่น:

1. ร่างอีเมลตามที่นึกได้ในครั้งแรก
2. อ่านแต่ละประโยคแล้วถามว่ามีมากกว่าหนึ่งความคิดไหม ถ้ามี ให้แยกตรงจุดแบ่งตามธรรมชาติ (มักเป็นตรงที่คุณใช้ "and," "which" หรือจุลภาคแล้วต่อด้วยอนุประโยคใหม่)
3. ตรวจหาโครงสร้างกรรมวาจก ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") และเขียนใหม่โดยให้ประธานที่ชัดเจนเป็นผู้กระทำ
4. หากประโยคยังรู้สึกยาวเมื่ออ่านออกเสียงในลมหายใจเดียว ประโยคนั้นเป็นตัวเลือกให้แยก

สิ่งนี้สอดคล้องกับคำแนะนำระดับย่อหน้าจากชุดคู่มือ GSA เดียวกันด้วย: ย่อหน้าโดยทั่วไปไม่ควรเกิน 150 คำใน 3 ถึง 8 ประโยค และควรครอบคลุมเพียงหัวข้อเดียว ซึ่งช่วยไม่ให้ผู้อ่านหลงประเด็นกลางทาง

5. ประเด็นสำคัญ

• แนวทางภาษาเข้าใจง่ายของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ แนะนำความยาวประโยคเฉลี่ย 15 ถึง 20 คำ
• หนึ่งความคิดต่อประโยคเป็นกฎระดับเนื้อหาที่แยกต่างหาก ไม่ใช่แค่เป้าหมายจำนวนคำ
• ในตัวอย่างก่อนและหลังของ GSA เอง การเขียนประโยคกรรมวาจกเป็นกรรตุวาจกลดจำนวนคำลง 30.8 เปอร์เซ็นต์โดยไม่เสียข้อมูล
• ประโยคกรรมวาจกมักเพิ่มคำ เพราะต้องมี "to be" บวกกริยาช่องสาม และมักละว่าใครเป็นผู้กระทำ
• เมื่อแก้ไขอีเมล ให้แยกประโยคที่มีมากกว่าหนึ่งความคิด และเขียนโครงสร้างกรรมวาจกใหม่ให้ประธานที่ชัดเจนเป็นผู้กระทำ