Kısa Cümleler: Federal Sade Dil Rehberleri Ne Öneriyor?

ABD federal sade dil rehberi, cümlelerin ortalama 15 ila 20 kelime olması ve her birinin yalnızca bir fikir ifade etmesi gerektiğini söyler. Basit, etken, olumlu cümleler okurun dikkatini uzun veya karmaşık olanlardan daha iyi tutar.

1. "Kısa cümleler yazın"ın ardındaki gerçek sayılar

ABD Personel Yönetimi Ofisi'nin (Office of Personnel Management) sade dil rehberi, cümle uzunluğunun ortalama 15 ila 20 kelime olması gerektiğini ve basit, etken, olumlu ve bildirim cümlelerinin okurun ilgisini uzun veya karmaşık olanlardan daha iyi tuttuğunu belirtir. Bu, "kısa tutun" şeklindeki muğlak bir öneri değil, kendiniz kontrol edebileceğiniz belirli bir hedeftir.

Resmî PlainLanguage.gov rehberini sürdüren GSA'nın Digital.gov sade dil rehber serisi, yalnızca kelime sayısıyla ilgili değil, içerikle ilgili bir kural ekler: her cümlede yalnızca bir fikir ifade edin. Gerekçesi doğrudan: uzun, karmaşık cümleler çoğu zaman ne söylemek istediğinizden emin olmadığınız anlamına gelir; bağımlı yan cümleler ve istisnalarla yüklü cümleler okuru şaşırtır ve ana noktayı gömer.

2. Öncesi ve sonrası, kelime kelime sayılmış

GSA rehberi, tam olarak bu sorunun işlenmiş bir örneğini, edilgen ve yan cümle yüklü bir pasajı daha kısa ve doğrudan bir şekilde yeniden yazarak içerir.

Before: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

After: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

Her ikisindeki kelimeleri sayalım.

Sonuç öncesinde 52, sonrasında 36 kelime; yüzde 30,8'lik bir azalma. Yeniden yazım hiçbir bilgiyi kaybetmedi. Edilgen yapıları ("goals are established," "employers are identified," "is developed") etken yapılara ("we establish," "we identify," "we prepare") çevirdi ve yalnızca bu, edilgen bir cümleyi taşımak için gereken dolgu kelimelerin büyük bir kısmını ortadan kaldırdı.

3. Edilgen çatı neden uzamaya meyilli?

Yukarıdaki örüntü tesadüf değil. Edilgen bir cümle, "to be" fiilinin bir biçimine ve bir fiil ortacına ihtiyaç duyar; eylemi kimin yaptığını belirtiyorsa bunu da çoğu zaman ayrı bir öbekle anlatması gerekir. Etken cümle, eylemi yapanı doğrudan özne konumuna koyar; bu hem cümleyi kısaltma eğilimindedir hem de eylemden asıl kimin sorumlu olduğunu açıkça gösterir. Edilgen yapıda okurun tahmin etmesi gereken bir şeydir bu.

İş e-postası için bu doğrudan şu anlama gelir: "The report was reviewed and some changes were recommended" okuru, raporu kimin incelediğini ve kimin neyi önerdiğini sormaya bırakır. "I reviewed the report and recommend three changes" her iki soruyu da daha az kelimeyle yanıtlar.

4. Bunu göndermek üzere olduğunuz e-postaya uygulamak

Her cümleyi takıntılı biçimde saymadan 15 ila 20 kelime kuralını kullanmanın pratik bir yolu:

1. E-postayı ilk aklınıza geldiği gibi yazın.
2. Her cümleyi okuyun ve birden fazla fikir içerip içermediğini sorun. İçeriyorsa doğal kırılma noktasından bölün (çoğunlukla "and," "which" kullandığınız ya da virgülden sonra yeni bir yan cümle başlattığınız yerde).
3. Edilgen bir yapı ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") olup olmadığına bakın ve eylemi yapan net bir özneyle yeniden yazın.
4. Bir cümle tek nefeste yüksek sesle okunduğunda hâlâ uzun geliyorsa, bölünmeye adaydır.

Bu, aynı GSA rehber serisindeki paragraf düzeyindeki yönlendirmeyle de uyumludur: paragraflar genellikle üç ila sekiz cümlede en fazla 150 kelime olmalı ve yalnızca tek bir konuyu kapsamalıdır; bu da okurun ana noktayı yarı yolda kaybetmesini önler.

5. Önemli çıkarımlar

• ABD federal sade dil rehberi, ortalama cümle uzunluğunu 15 ila 20 kelime olarak önerir.
• Cümle başına bir fikir, yalnızca kelime sayısı hedefi değil, ayrı bir içerik düzeyi kuralıdır.
• GSA'nın kendi öncesi ve sonrası örneğinde, edilgen cümleleri etkene çevirmek bilgi kaybetmeden kelime sayısını yüzde 30,8 azalttı.
• Edilgen çatı, "to be" artı bir fiil ortacı gerektirdiği ve çoğu zaman eylemi kimin yaptığını atladığı için kelime ekleme eğilimindedir.
• Bir e-postayı düzenlerken, birden fazla fikir içeren cümleleri bölün ve net bir öznenin eylemi yaptığı şekilde edilgen yapıları yeniden yazın.