Короткі речення: що радять федеральні норми США

Федеральний посібник США з простої мови радить, щоб речення в середньому містили від 15 до 20 слів і виражали по одній думці. Прості, активні, ствердні речення утримують увагу читача краще, ніж довгі чи складні.

1. Реальні цифри за порадою «пишіть короткими реченнями»

Посібник з простої мови Управління кадрів США (OPM) стверджує, що довжина речень має в середньому становити від 15 до 20 слів, а прості, активні, ствердні й розповідні речення утримують інтерес читача краще, ніж довгі чи складні. Це конкретна мета, яку ви можете перевірити самі, а не розмита порада «писати коротше».

Серія посібників із простої мови Digital.gov Управління загальних служб США (GSA), що продовжує офіційний посібник PlainLanguage.gov, додає правило про зміст, а не лише про кількість слів: виражайте в кожному реченні лише одну думку. Довід прямий: довгі, заплутані речення часто означають, що ви не певні, що хочете сказати, а речення, перевантажені підрядними й винятками, плутають аудиторію й ховають головне.

2. До й після, підраховані слово за словом

Посібник GSA містить розібраний приклад саме цієї проблеми: пасивний, перевантажений підрядними уривок переписано на коротший і пряміший.

До: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

Після: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

Рахуємо слова в обох варіантах.

Виходить 52 слова до і 36 слів після, скорочення на 30,8 відсотка. Під час переписування не втратилося жодної інформації. Пасивні конструкції ("goals are established," "employers are identified," "is developed") замінено активними ("we establish," "we identify," "we prepare"), і лише це прибрало значну частку слів-наповнювачів, потрібних для пасивного речення.

3. Чому пасивні речення виходять довшими

Цей шаблон не випадковий. Пасивному реченню потрібна форма "to be" і дієприкметник минулого часу, і часто треба описати виконавця дії окремим зворотом, якщо його взагалі названо. Активне речення ставить виконавця прямо на місце підмета, що зазвичай скорочує речення й чітко показує, хто насправді відповідає за дію, а в пасивній конструкції читачеві доводиться це вгадувати.

Для робочого листа це перекладається напряму: "The report was reviewed and some changes were recommended" змушує читача спитати, хто його перевірив і хто що радить. "I reviewed the report and recommend three changes" відповідає на обидва питання меншою кількістю слів.

4. Як застосувати це до листа, який ви збираєтеся надіслати

Практичний спосіб використати норму від 15 до 20 слів, не перераховуючи одержимо кожне речення:

1. Напишіть лист так, як він спершу спадає на думку.
2. Прочитайте кожне речення й спитайте, чи немає в ньому більше однієї думки. Якщо є, розділіть його в природному місці (часто там, де ви поставили "and," "which" або кому з новою підрядною частиною).
3. Знайдіть пасивні конструкції ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") і перепишіть їх із чітким підметом, що виконує дію.
4. Якщо речення все ще здається довгим, коли ви читаєте його вголос на одному подиху, воно кандидат на поділ.

Це узгоджується й з порадами щодо абзаців з тієї самої серії посібників GSA: абзаци, як правило, не повинні перевищувати 150 слів у трьох-восьми реченнях і мають охоплювати лише одну тему, щоб читач не губив нитку на півдорозі.

5. Головне

• Федеральний посібник США з простої мови рекомендує середню довжину речення від 15 до 20 слів.
• Одна думка в реченні — окреме правило про зміст, а не просто мета щодо кількості слів.
• У власному прикладі GSA до й після переписування пасивних речень в активні скоротило кількість слів на 30,8 відсотка без втрати інформації.
• Пасив схильний додавати слова, бо йому потрібні "to be" і дієприкметник минулого часу, і він часто не називає виконавця дії.
• Під час правки листа розділяйте речення з більш ніж однією думкою й переписуйте пасивні конструкції так, щоб дію виконував чіткий підмет.