Câu ngắn: Hướng dẫn ngôn ngữ giản dị của Mỹ khuyến nghị gì

Hướng dẫn ngôn ngữ giản dị của liên bang Mỹ nói rằng câu nên có độ dài trung bình 15 đến 20 từ và mỗi câu chỉ diễn đạt một ý. Câu đơn giản, chủ động, khẳng định giữ được sự chú ý của người đọc tốt hơn câu dài hoặc phức tạp.

1. Những con số thực đằng sau "hãy viết câu ngắn"

Hướng dẫn ngôn ngữ giản dị của Văn phòng Quản lý Nhân sự Mỹ (Office of Personnel Management) nêu rằng độ dài câu nên trung bình 15 đến 20 từ, và những câu đơn giản, chủ động, khẳng định, trần thuật giữ được sự quan tâm của người đọc tốt hơn câu dài hoặc phức tạp. Đó là một mục tiêu cụ thể bạn có thể tự kiểm tra, chứ không chỉ là gợi ý mơ hồ kiểu "hãy viết ngắn".

Bộ hướng dẫn ngôn ngữ giản dị Digital.gov của GSA, kế thừa hướng dẫn chính thức PlainLanguage.gov, bổ sung một quy tắc về nội dung chứ không chỉ về số từ: mỗi câu chỉ diễn đạt một ý. Lý do rất thẳng: câu dài và phức tạp thường có nghĩa là bạn chưa chắc mình muốn nói gì, và những câu chất đầy mệnh đề phụ và ngoại lệ làm người đọc rối và chôn vùi ý chính.

2. Trước và sau, đếm từng từ

Hướng dẫn của GSA có một ví dụ đã giải về đúng vấn đề này, viết lại một đoạn bị động, nhiều mệnh đề thành đoạn ngắn và trực tiếp hơn.

Before: "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

After: "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

Hãy đếm từ ở cả hai đoạn.

Kết quả là 52 từ trước và 36 từ sau, giảm 30,8 phần trăm. Việc viết lại không làm mất thông tin nào. Nó đổi các cấu trúc bị động ("goals are established," "employers are identified," "is developed") sang chủ động ("we establish," "we identify," "we prepare"), và chỉ riêng điều đó đã loại bỏ một phần lớn những từ đệm cần để gánh một câu bị động.

3. Vì sao câu bị động hay dài

Quy luật ở trên không phải ngẫu nhiên. Câu bị động cần một dạng của "to be" cộng với quá khứ phân từ, và thường phải nêu ai thực hiện hành động trong một cụm riêng, nếu có nêu. Câu chủ động đặt người thực hiện thẳng vào vị trí chủ ngữ, điều này có xu hướng làm câu ngắn hơn và cũng làm rõ ai thực sự chịu trách nhiệm về hành động, điều mà người đọc phải đoán trong cấu trúc bị động.

Với email công việc, điều này áp dụng trực tiếp: "The report was reviewed and some changes were recommended" khiến người đọc phải hỏi ai đã xem xét và ai đề xuất gì. "I reviewed the report and recommend three changes" trả lời cả hai câu hỏi bằng ít từ hơn.

4. Áp dụng vào email bạn sắp gửi

Một cách thực tế để dùng hướng dẫn 15 đến 20 từ mà không phải đếm từng câu một cách ám ảnh:

1. Soạn email theo cách bạn nghĩ ra lần đầu.
2. Đọc từng câu và hỏi xem nó có chứa nhiều hơn một ý không. Nếu có, hãy tách tại chỗ ngắt tự nhiên (thường là chỗ bạn dùng "and," "which," hoặc dấu phẩy rồi tới một mệnh đề mới).
3. Tìm cấu trúc bị động ("is being handled," "was sent," "will be reviewed") và viết lại với chủ ngữ rõ ràng thực hiện hành động.
4. Nếu một câu vẫn thấy dài khi đọc to trong một hơi, nó là ứng viên để tách.

Điều này cũng nhất quán với hướng dẫn ở cấp đoạn văn từ bộ hướng dẫn GSA này: đoạn văn nhìn chung không nên quá 150 từ trong ba đến tám câu, và chỉ nên bàn một chủ đề, giúp người đọc không lạc mất ý chính giữa chừng.

5. Điểm chính cần nhớ

• Hướng dẫn ngôn ngữ giản dị của liên bang Mỹ khuyến nghị độ dài câu trung bình 15 đến 20 từ.
• Một ý mỗi câu là quy tắc riêng ở cấp nội dung, không chỉ là mục tiêu về số từ.
• Trong ví dụ trước và sau của chính GSA, viết lại câu bị động thành chủ động giảm số từ 30,8 phần trăm mà không mất thông tin.
• Câu bị động hay thêm từ vì cần "to be" cộng quá khứ phân từ và thường bỏ qua ai thực hiện hành động.
• Khi chỉnh sửa email, hãy tách các câu có nhiều hơn một ý và viết lại cấu trúc bị động để một chủ ngữ rõ ràng thực hiện hành động.