短句：美国联邦平实语言指南的建议

美国联邦平实语言（plain language）指南指出，句子平均应为15到20个词，每句只表达一个想法。简单、主动、肯定的句子比冗长或复杂的句子更能抓住读者的注意力。

1. “写短句”背后的具体数字

美国人事管理局（Office of Personnel Management）的平实语言指南指出，句子长度平均应为15到20个词，而简单、主动、肯定、陈述性的句子比长句或复杂句更能保持读者的兴趣。这是一个你可以自己检验的具体目标，而不是“保持简短”这种含糊的建议。

GSA的Digital.gov平实语言指南系列延续了官方PlainLanguage.gov的指导，补充了一条关于内容而不只是词数的规则：每个句子只表达一个想法。其理由很直接：冗长复杂的句子往往意味着你并不确定自己想说什么，而塞满从句和例外情况的句子会让读者困惑，并淹没要点。

2. 改写前后，逐词计数

GSA指南里有一个正好针对这个问题的示例，把一段被动、从句繁多的文字改写得更短、更直接。

Before： "Once the candidate's goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer."

After： "Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs."

数一数两段文字的词数。

结果是改写前52个词，改写后36个词，减少了30.8%。改写没有丢失任何信息。它把被动结构（"goals are established"、"employers are identified"、"is developed"）改成了主动结构（"we establish"、"we identify"、"we prepare"），仅此一点就去掉了支撑被动句所需的大量填充词。

3. 为什么被动语态往往更长

上面的规律并非巧合。被动句需要某种形式的 "to be" 加过去分词，而且常常需要用另一个短语来说明谁做了这个动作，如果它说明的话。主动句直接把施动者放在主语位置，这往往会缩短句子，也让人清楚究竟谁对这个动作负责，而在被动结构中读者只能去猜。

对于工作邮件，这可以直接应用："The report was reviewed and some changes were recommended" 会让读者追问是谁审阅了报告、谁在建议什么。"I reviewed the report and recommend three changes" 用更少的词回答了这两个问题。

4. 把它用到你要发的邮件上

一种实用的方法，可以在不对每个句子都斤斤计较的情况下使用15到20个词的准则：

1. 先按脑子里最先冒出来的样子写邮件。
2. 读每个句子，问问它是否包含不止一个想法。如果是，就在自然的断点处拆开（通常是你用了 "and"、"which"，或逗号后接新从句的地方）。
3. 查找被动结构（"is being handled"、"was sent"、"will be reviewed"），并用一个明确的主语来执行动作，把它改写出来。
4. 如果一个句子在一口气读出来时仍然觉得长，它就是拆分的候选对象。

这也与同一GSA指南系列中段落层面的指导一致：段落一般不应超过150个词，包含三到八个句子，并且只涵盖一个主题，这样可以避免读者读到一半就失去要点。

5. 要点

• 美国联邦平实语言指南建议句子平均长度为15到20个词。
• 每句一个想法是一条独立的、内容层面的规则，不只是词数目标。
• 在GSA自己的改写前后示例中，把被动句改写成主动句使词数减少了30.8%，而没有丢失信息。
• 被动语态往往增加词数，因为它需要 "to be" 加过去分词，并且常常省略谁做了这个动作。
• 编辑邮件时，拆分包含多个想法的句子，并改写被动结构，让一个明确的主语来执行动作。